Sistema De Información Gerencial Para Ingenieros : El Modelo General De Sistemas De La Compañía

¿QUÉ SON MODELOS?

El modelo es la representación esquemática o conceptual de un fenómeno, que representa una teoría o hipótesis de cómo dicho fenómeno funciona. Los modelos normalmente describen, explican y predicen el comportamiento de un ente natural o componentes del mismo, para que a su vez pueda calificar que el modelo es una abstracción de algo; que representa un objeto o actividad que se denomina Entidad, los objetos o entidades son los causantes de todos los problemas generados en la compañía.

TIPOS DE MODELOS

Existen cuatro tipos de modelos:

1) MODELOS FÍSICOS: es una representación tridimensional de su entidad. Para las empresas constructoras este modelo les resulta muy conveniente usarlo, debido a que mediante éste, pueden realizar cambios son sus diseños antes de llevar a cabo su proyecto.

De los cuatro tipos de modelos, es probable que el modelo físico sea el que menor valor tiene para el gerente de negocios. Generalmente no es necesario que un gerente vea algo en una forma física para poder entenderlo o usarlo en la resolución de problemas.

2) MODELOS NARRATIVOS: describe su entidad con palabras verbales o escritas. El escucha o lector puede entender la entidad a partir de la narrativa. Todas las comunicaciones de negocios son modelos narrativos, lo que convierte el modelo narrativo en el tipo de modelo más utilizado.

3) MODELO GRÁFICO: Otro tipo de modelo que se usa todo el tiempo es el modelo gráfico. Un modelo gráfico representa su entidad con una abstracción de líneas, símbolos o figuras. En los negocios se usan modelos gráficos para comunicar información. Los informes anuales de muchas corporaciones a sus accionistas contienen gráficas multicolores que comunican la condición financiera de la compañía. También se usan gráficas para comunicar información a los gerentes.

Se usan modelos gráficos en el diseño de sistemas de información. Muchas de las herramientas que el analista de sistemas y el programador usan son de naturaleza gráfica. Los diagramas de flujo y los diagramas de flujo de datos son ejemplos.

4) MODELO MATEMÁTICO: Al modelo matemático se debe la mayor parte del interés actual en el modelado de negocios. Cualquier fórmula o ecuación matemática es un modelo matemático. Algunos modelos matemáticos usan cientos e incluso miles de ecuaciones. Por ejemplo, un modelo de planificación financiera creado por la Sun Oil Company durante los primeros años de su sistema de información gerencial usaba aproximadamente 2000 ecuaciones. Los modelos grandes de este tipo tienden a ser complejos y difíciles de usar. La tendencia actual es hacia el uso de modelos más pequeños cuyo propósito es ayudar a ciertos gerentes a resolver problemas específicos.

Una gran ventaja del modelo matemático es la precisión con que se describe las relaciones entre las partes de un objeto. Las matemáticas manejan relaciones que se expresan en más de las dos dimensiones del modelo gráfico o las tres dimensiones del modelo físico. Para el matemático y para el gerente que reconoce la complejidad de los sistemas de negocios, la capacidad multidimensional del modelo matemático es muy valiosa.

USO DE LOS MODELOS

Los cuatro tipos de modelos facilitan tanto la comprensión como la comunicación. Los modelos matemáticos tienen, además, una capacidad de predicción.

1) FACILITAR LA COMPRENSIÓN: Un modelo generalmente es más sencillo que su entidad. Es más fácil entender la entidad si sus elementos y sus interrelaciones se presentan de manera simplificada. Una vez que se han entendido estos modelos sencillos, se pueden hacer más complejos gradualmente para representar con mayor exactitud sus entidades. Sin embargo, los modelos sólo representan sus entidades, nunca son idénticos a ellas.

2) FACILITAR LA COMUNICACIÓN: Una vez que la persona que va a resolver un problema entiende la entidad, es común que necesite comunicar ese entendimiento a otros. Quizá el analista de sistemas deba comunicarse con el gerente o con el programador. O Tal vez el gerente deba comunicarse con otros miembros del equipo que va a resolver el problema. Los cuatro tipos de modelos comunican información con rapidez y exactitud a las personas que entienden el significado de las formas, palabras, gráficos y fórmulas matemáticas.

3) PREDECIR EL FUTURO: La precisión con que el modelo matemático puede representar su entidad le confiere una capacidad especial que no pueden ofrecer los otros tipos de modelos. El modelo matemático puede predecir lo que puede ocurrir en el futuro, pero no es 100% exacto. Siempre va a ser necesario que el gerente deba aplicar su juicio e intuición para evaluar los resultados.

EL MODELO GENERAL DE SISTEMAS

El vehículo que se utiliza como fundamento principal para la descripción de los sistemas organizacionales se denomina modelo general de sistemas de la compañía. Se trata de un diagrama gráfico acompañado de una narrativa que representa a todas las organizaciones de manera general, empleando un marco de referencia de sistemas.

EL SISTEMA FÍSICO: El sistema físico de la compañía transforma recursos de entrada en recursos de salida. Los recursos de entrada provienen del entorno de la compañía, ocurre una transformación y se devuelven recursos de salida al mismo entorno. Por tanto, el sistema físico de la compañía es un sistema abierto, que interactúa con su entorno por medio de flujos de recursos físicos.

FLUJO DE MATERIALES: Los materiales de entrada se reciben de los proveedores de materias primas, piezas y componentes ensamblados. Estos materiales se conservan en un área de almacenamiento hasta que se requieren para el proceso de transformación. Luego, pasan a la actividad de manufactura. Al término de la transformación, los materiales, que ahora están en su forma acabada, se colocan en un área de almacenamiento hasta ser entregados a los clientes.

FLUJO DE PERSONAL: Las entradas de personal se originan en el entorno. Los prospectos de empleados llegan de la comunidad global y tal vez de los sindicatos laborales y los competidores. Este aporte de personal generalmente es procesado por la función de recursos humanos y luego se asigna a diferentes áreas funcionales, La función de recursos humanos procesa la terminación, y el recurso se devuelve al entorno.

FLUJO DE MÁQUINAS: Las máquinas se obtienen de proveedores y por lo regular permanecen en la compañía durante largos periodos, de tres a veinte años aproximadamente. En virtud de tener fuentes de suministro especiales, no almacenarse dentro de la compañía y tener destinos de desecho especiales, el flujo de máquinas es el más directo de los flujos de recursos físicos. Por otra parte, el control del flujo de máquinas está disperso entre todas las áreas que usan las máquinas.

FLUJO DE DINERO: El dinero se obtiene primordial mente de los dueños, que proporcionan capital de inversión, y de los clientes de la compañía, que proporcionan ingresos por ventas, otras fuentes incluyen las instituciones financieras, que otorgan préstamos y pagan intereses por inversiones, y el gobierno, que proporciona dinero en forma de préstamos y subvenciones así, el flujo de dinero conecta a la compañía con sus instituciones financieras, clientes, proveedores, accionistas y empleados. En algunos casos, la compañía retiene fondos especiales durante largo tiempo.

EL SISTEMA CONCEPTUAL

Algunos sistemas abiertos pueden controlar sus propias operaciones; otros no. El control se logra por medio de un ciclo que se incorpora en el sistema. El ciclo, llamado ciclo de retroalimentación, proporciona un camino para que viajen señales del sistema a un mecanismo de control, y del mecanismo de control de vuelta al sistema.

- Sistemas de ciclo abierto: Un sistema sin ciclo de retroalimentación ni mecanismo de control se denomina sistema de ciclo abierto.

-Sistemas de ciclo cerrado: un sistema de ciclo cerrado, que cuenta con un ciclo de retroalimentación y un mecanismo de control, un sistema así puede controlar sus salidas haciendo ajustes a sus entradas.

CONTROL GERENCIAL

Muchos informes gerenciales incluyen este tipo de información: volumen de producción, costos de distribución, análisis de ventas, etc. Puesto que el propósito principal de la compañía es producir algún tipo de salidas, una medida de las salidas forma parte integral del control del sistema, La retroalimentación de salidas es valiosa para el gerente, pero éste debe conocer también la situación de las entradas y de los procesos de transformación. Por ejemplo, el gerente desea información que describa tanto qué tan bien los proveedores están satisfaciendo las necesidades de la compañía en cuanto a materiales de entrada, como la eficiencia de producción de la operación de manufactura.

TIPO DE INFORMACIÓN

El procesador de información: Muchos gerentes se encuentran a cierta distancia de las actividades físicas por lo que deben obtener información de un sistema o procedimiento que produce la información a partir de datos recolectados.

Dimensión de la información: Cuando el gerente define las salidas que el procesador de informaciones.

Hay 4 dimensiones de salidas:

1) Pertinente: es cuando acude especialmente al problema que se enfrenta.

2) Exacta: es cuando todas las informaciones han de ser exacta.

3) Oportuna: es cuando la información debe estar disponible para resolver los problemas antes que se crea situaciones de crisis o se pierda oportunidades.

4) Completa: el gerente debe obtener informaciones que presenten una imagen completa de un problema o una solución.

ESTÁNDARES:

Para que el gerente ejerza control sobre su área de responsabilidad, se requiere dos ingredientes. Primero, debe haber información que describa lo que el área está logrando. Segundo, debe haber estándares de desempeño que reflejen lo que el área debería lograr.

Podemos definir un objetivo como la meta general que un sistema deba alcanzar. Un sistema debe tener al menos un objetivo, pero es común que haya varios. Normalmente, los objetivos se plantean en términos generales. Para que los gerentes puedan controlar el sistema, necesitan algo más específico que los objetivos, y es aquí donde entran los estándares. Un estándar es una medida del desempeño aceptable, que idealmente se plantea en términos específicos.

El gerente usa los estándares para controlar el sistema físico comparando el desempeño real, que se refleja en los informes del procesador de información, con los estándares. Los resultados de la comparación determinan si es necesario tomar medidas. Así, el sistema conceptual que controla el sistema físico consiste en tres elementos clave: gerencia, procesador de información y estándares.

ADMINISTRACIÓN POR EXCEPCIÓN

Es un estilo que el gerente adopta al intervenir en las actividades solo cuando se sale del intervalo de desempeño aceptable, para que el gerente practique la administración por excepción, es preciso establecer estándares en forma de límites tanto superior como inferior del desempeño aceptable.

La administración por excepción ofrece tres ventajas básicas que son las siguientes:

a. El gerente no desperdicia tiempo vigilando actividades que se estén realizando de manera normal.

b. Puesto que se toma menos decisiones.

c. La atención se concentra en las oportunidades, además de las cosas que no están funcionando bien. En la administración por excepción es una capacidad fundamental para el CBIS hace posible, si el CBIS asuma parte de la responsabilidad de vigilar el sistema físico el gerente puede utilizar su tiempo de manera más eficaz.

FACTORES CRÍTICOS PARA EL ÉXITO

Es una de las actividades de la compañía que influye mucho en la capacidad de la compañía para alcanzare sus objetivos, las compañías por lo regular tienen múltiples CSF. Por ejemplo en la industria de los automóviles se han identificado como CSF el estil, una red eficiente de concesionarios y un estricto control de los de manufactura.

FLUJO DE DECISIONES

Es necesariamente otra modificación del modelo general para reflejar la forma en que las decisiones de la gerencia pueden alterar el sistema físico, así como el gerente debe reunir datos de los tres elementos del sistema físico, entrada, procesamiento y salida también debe efectuar cambios en el desempeño de los tres elementos.

EL ENTORNO

La forma final del modelo general reconoce que los recursos fluyen hacía la compañía desde el entorno y salen de la firma para volver al entorno. Los recursos físicos fluyen a través del sistema físico en la parte inferior del modelo. Los recursos conceptuales información y datos entran en el procesador de información, donde se almacenan o bien se proporcionan al gerente.