El Sistema De Información Gerencial

"No Basta Saber, Se Debe También Aplicar. No Es Suficiente Querer, Se Debe También Hacer"

Por Johann Wolfgang Goethe.

Un sistema es un conjunto de componentes que se unen e interactúan entre sí, para formar un todo en base a un mismo objetivo. Es importante que todos los componentes estén interrelacionados entre sí para que todo el sistema pueda funcionar.

El Análisis de Sistemas es la etapa en la cual una persona experta evalúa la Situación de un negocio o empresa y elabora una propuesta para resolver el problema en un cierto tiempo y de una manera en particular.

Un SI es un conjunto de elementos (personas, datos, recursos materiales o actividades) orientados al tratamiento y administración de datos e información que puedan ser relevantes para una organización y su existencia se basa en la necesidad de cubrir una necesidad u objetivo. El fin último de un SI es colaborar con la optimización y desarrollo de actividades en la organización para lograr una mayor competitividad y niveles de producción.

Lo que hoy conocemos como Sistema de Información Gerencial ha ido evolucionando con el transcurso del tiempo, en una primera instancia los canales de comunicación eran informales en estructura y utilización, sin embargo, con la aparición y el uso en masas de la informática, se transformaron en Sistemas de Procesamiento Electrónico de Datos, posteriormente dieron lugar al concepto de Sistema de Información Basado en computadora que se popularizó como Sistema de Información Gerencial.

Los sistemas de información gerencial son una necesidad hoy en día, ya que las empresas manejan grandes cantidades de datos los cuales pueden ser analizados, de tal manera que se pueda encontrar información relevante para tomar diferentes cursos de acción. Los SIG actualmente son conocidos como Business intelligent (inteligencia de negocios), esto es debido a que influyen la toma de decisiones, debido a que los SIG forman parte de las estrategias corporativas, ya que la comunicación e información son de gran valor en las organizacionales, porque representan poder.

Con los avances tanto en el hardware como en el software, se ha dado lugar a otro sistema de información, el denominado Sistema de Soporte a las decisiones, el mismo es un sistema de acceso directo para el usuario y permite a los gerentes manipular datos y crear modelos con el propósito de ayudarles a tomar decisiones no estructuradas.

Hoy en día todas las organizaciones cuentan con un sistema formal de información, el cual se basa en la informática; aunque también existe un sistema informal de información el que por ser informal tampoco deja de ser relevante.

Por definición se entiende como Sistema de Información Gerencial a los métodos de poner a disposición de los gerentes la información confiable y oportuna que se necesite para facilitar el proceso de toma de decisiones y permitir que las funciones de planeación, control y operaciones se realicen eficazmente en la organización.

Importancia del uso de los sistemas de información Gerencial

Los analistas se apoyan en las herramientas CASE (Computer Aided Software Engineering, Ingeniería de Software Asistida por Computadora) para:

Aumentar la productividad.

Comunicarse más efectivamente con los usuarios.

Integrar el trabajo que realizan en el sistema, desde el principio hasta el fin del ciclo de vida.

USO DE LAS HERRAMIENTAS CASE

-Aumento de la productividad del analista

-Mejora de la comunicación del analista-usuario

-Integración de las actividades del ciclo de vida

-Evaluación precisa de los cambios del mantenimiento.

Características de un buen SIG

Los SIG deben ser acertados y evitar incluir estimados o gastos probables. Basar decisiones en estimados puede llevar a excesos de gastos o bajas ganancias de futuras operaciones.

Los sistemas de información gerencial deberían asemejarse a un triángulo invertido. Las etapas tempranas de la recopilación de la información deberían ser exhaustivas incluyendo todos los tipos de información con los que cuenta la empresa. La gerencia delimita el proceso de toma de decisiones, la información es refinada hasta incluir sólo las piezas más relevantes.

-Los SIG se apoyan en datos y flujos de datos que ya existen en la organización.

-Los SIG generalmente ayudan a tomar decisiones empleando datos del pasado y el presente.

-Los SIG deben dar lo que se espera por la inversión, ahorrar tiempo y ser un sistema de recopilación de la información eficiente. La mayoría de estos sistemas se desarrollan internamente, creando costos que no pueden ser transferidos a los clientes.

-Los SIG apoyan decisiones estructuradas en los niveles de control operativo y administrativo, pero también son útiles para las actividades de planificación de los administradores de nivel superior.

-Los SIG generalmente están orientados hacia los informes y el control; están diseñados para informar acerca de las operaciones existentes y, por tanto, para coadyudar al control cotidiano de las operaciones.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS SIG

Los Sistemas de Información Gerencial o (SIG), trae muchas ventajas a cualquier empresa a nivel competitivo y operativo, aunque tambien desventajas.

Las ventajas son mayores, ayudan al crecimiento, fortalecimiento y movimiento de cualquier empresa en el mercado, mas, en una empresa Panameña ayudando al crecimiento total de la economía de un país en vía de desarrollo.

Por otro lado, las desventajas de basan en el alto costo de inversión, y el tiempo requerido para utilización de los softwares.

Hay que tener en cuenta que los SIG traen facilidad a la hora de tomar decisiones y crecer, aunque, "Para la implementación del Sistema de Información Gerencial es importante hacer claridad que la información oportuna no implica tener la última factura o el último pago registrado en este sistema. La información gerencial se produce con base en movimientos históricos, tendencias, y análisis sobre proyecciones", así que, se debe contar con un estudio analítico de cada movimiento histórico y futuro.

VENTAJAS

-Control efectivo de las actividades de la organización.

-Integración de nuevas tecnologías y herramientas de vanguardia.

-Ayuda a incrementar la efectividad en la operación de las empresas.

-Proporciona ventajas competitivas y valor agregado.

-Disponibilidad de mayor y mejor información para los usuarios en tiempo real.

-Elimina la barrera de la distancia trabajando con un mismo sistema en puntos distantes.

-Disminuye errores, tiempo y recursos superfluos.

-Permite comparar resultados alcanzados con los objetivos programados, con fines de evaluación y control.

DESVENTAJAS

-Los SIG son relativamente inflexibles.

-Los SIG tienen poca capacidad analítica.

-Los SIG tienen una orientación interna, más que externa.

-El tiempo que pueda tomar su implementación.

-La resistencia al cambio de los usuarios.

-Problemas técnicos, si no se hace un estudio adecuado, como fallas de hardware o de software o funciones implementadas inadecuadamente para apoyar ciertas actividades de la organización.